Susitikimų erdvės ofisuose beveik kasdien pasmerktos prastovoms

Daugelis įmonių turi nuolatines susitikimų sales ar kambarius, tačiau tiesa ta, kad jie, ypač didieji, didžiąją laiko dalį stovi tušti arba yra naudojami ne pagal tiesioginę paskirtį. Įsišaknijęs įprotis turėti nuosavas erdves susitikimams verslui dažnu atveju reiškia išlaidas už neefektyviai naudojamo ploto nuomą.

Nors trumpalaikė automobilių, dviračių ar kompiuterinės įrangos nuoma daugelio verslininkų nebestebina, bet dar gana retai prisileidžiama mintis apie galimybę dalintis susitikimų patalpomis. Ekspertai pabrėžia, kad toks požiūris Lietuvoje po truputį keičiasi verslo centruose, kur susitikimų erdvės imamos naudoti pagal realų poreikį.

Svarbiausia – pasiskaičiuoti

„Lietuvoje vis dar gajus mąstymas, kad „mano yra mano“. Bet juk, pavyzdžiui, 20 darbuotojų turinčiai įmonei, kuriai iki 40 žmonių talpinančios susitikimų salės reikia kartą ar du per mėnesį, mokėti už retai naudojamą plotą paprasčiausiai neracionalu. Tokiu atveju salė generuoja ne pridėtinę vertę, o prastovas. Tačiau, kokį realų efektyvumą atneša vienas biuro kvadratinis metras, Lietuvoje dar skaičiuojama retai. O paskaičiavus dažniausiai paaiškėja, kad nuomininkams, kurie didesnes sales susirinkimams arba konferenciniams skambučiams naudoja epizodiškai, kur kas naudingiau jas nuomotis tik esant realiam poreikiui“, – sako nekilnojamojo turto inovacijų bendrovės „Urban Inventors“ Anastasija Pocienė.

Tai, kad ir bendros susitikimų salės nėra apkraunamos 100 proc., rodo jų užimtumo rodikliai. Pasak Vilniaus „Green Hall“ verslo centrų vadovės Jurgitos Slavickienės, vidutinis didžiųjų  salių mėnesio užimtumas siekia apie 35 proc., todėl galimybe trumpai išsinuomoti susitikimų erdvę susivilioja ne tik centro nuomininkai.

„Maždaug pusę nuomojamų salių užsakovų sudaro ne centro nuomininkai, o kitose vietose įsikūrę verslininkai. Jie atvyksta ir norėdami tiesiog pakeisti aplinką, ir organizuodami specialių techninių reikalavimų turinčius susitikimus bei renginius. Tačiau net ir patenkinus jų poreikius lieka apsčiai laiko organizuoti antra tiek susirinkimų ar posėdžių“, – tikina „Green Hall“ vadovė.

Apsaugo nuo nesibaigiančių pasitarimų

Pastebima, kad nedidelių, 4-6 vietų, susitikimo erdvių poreikis išlieka didesnis, nes įmonei plečiantis nuolatinė nuoma leidžia juose sukurti kad ir darbo vietas naujiems darbuotojams. Tuo tarpu didelių nuosavų susitikimų salių atsisakymas tampa postūmiu efektyvinti veiklą, optimaliai išnaudoti laiką ir neužtęsti susitikimų.

„Optimalaus verslo centrų erdvių panaudojimo filosofija skinasi kelią visame pasaulyje. Nors Lietuvoje pati idėja dalintis susitikimų salėmis yra gana nauja, Vakarų šalyse dalijamasi ne tik susitikimų salėmis, bet ir vadinamaisiais tyliaisiais kambariais (angl. quiet rooms), į kuriuos ateina susikoncentruoti norintys darbuotojai. Be to, stiprėjanti dalijimosi biuro erdvėmis idėja neatsiejama nuo tvaraus požiūrio į aplinką. Ji neša naudą ne tik įmonėms, bet ir skatina brangius išteklius naudoti saikingiau ir efektyviau“, – pasakoja Olga Belova SBA strateginio marketingo vadovė.

Ramina dėl konfidencialumo

Tiesa, nors galimybė sutaupyti dalijantis susitikimų salėmis verslui patraukli, kai kurie įmonių vadovai baiminasi, kad tretieji asmenys gali sužinoti konfidencialius verslo duomenis ar neviešus planus.

„Pirmiausiai, tai, jog salė nėra nuolat nuomojama, nereiškia, kad staigiai prireikus suorganizuoti svarbų susirinkimą, jam nebus erdvės. Be to, maksimalus konfidencialumas, susijęs su susirinkimų erdvėse vykstančiais susitikimais ir juose dalyvaujančiais asmenimis, yra nekvestionuojama sąlyga“, – sako A. Pocienė.

Pastebima, kad entuziastingiau į dalijimosi ekonomikos paslaugas žvelgia jaunesni vadovai.

„Akivaizdu, kad šios paslaugos paklausa stiprėja ir toliau augs. Bet vis dar jaučiame skirtumą tarp skirtingų kartų vadovų. Jeigu kalbėtume apie 40–50 m. sulaukusius vadovus, kurie labiau linkę dirbti atskiruose kabinetuose, tai juos įtikinti šios naujovės nauda sunkiau. Tačiau į vadovaujančias pozicijas ateinantys vadinamosios Y kartos atstovai, didžiąją savo karjeros dalį praleidę atvirose biurų erdvėse, į galimybę dalintis susitikimų salėmis žiūri labai palankiai“, – pastebi Kauno verslo centro BLC vadovė Loneda Gražulevičienė.

Pranešimą paskelbė: Džolita Adomkienė, UAB „Idea Prima”